Emarticon löst die Herausforderungen neuer digitaler Geschäftsmodelle

DER ANSATZ: praxis-orientierte IT-Management & Sourcing-Grundsätze
Im deutschen Mittelstand und in deutschen Konzernen wurde seit 2020 mit zunehmender Intensität digitalisiert. Conferencing Applikationen z.B. MS-Teams oder Cloud-Computing standen dabei im Vordergrund. Zudem nahm die Bedeutung digital gesteuerter Prozesse zu. KI wurde zunehmend eingesetzt, beispielsweise Chat-Bots. Diese Trends setzen sich in diesem Jahr fort und werden sich weiter verstärken.

 

Firmen, die diese neuen Technologien nicht oder wenig einsetzen, laufen Gefahr, hinter dem Wettbewerb zurückzufallen. Gleichzeitig hat der Kostendruck zugenommen – zunächst durch Covid-19, nun durch Inflation und hohe Energiepreise.

Wie kann Digitalisierung trotz steigendem Kostendruck gelingen oder sogar beschleunigt werden?

Efficient IT-Sourcing

Die Praxis zeigt: IT-Sourcing ist mitentscheidend für erfolgreiche Digitalisierung

Typische Kundenstimmen…

„Dienstleister bzw. Software-Hersteller liefern keine zukunftssichere Best Practice Lösung“

„Das Projektbudget übersteigt die Erwartungen“  

„Folgekosten für Releases nicht bzw. zu niedrig kalkuliert“

„Produktivitätssteigerung schwer messbar“

„Projekt wird unnötig komplex und dauert viel länger als geplant“

„Datenqualität ist bei Projektstart oft unzureichend“

Ohne externe Dienstleister ist Digitalisierung oft nicht zu erreichen, keinesfalls ist sie weiter zu beschleunigen. Jedoch fehlt oft ein effektiver und effizienter Ansatz, diese Dienstleister zu steuern und so laufen IT-Ausgaben leicht aus dem Ruder. Projekte müssen dann aufgeschoben oder verkleinert werden oder können erst gar nicht starten.

Wie kann die Lösung aussehen? Wie kann also Digitalisierung beschleunigt werden, ohne gleichzeitig den IT-Spend zu erhöhen?

Aus einer Vielzahl von Projekten in unterschiedlichen Branchen haben wir einen neuen Ansatz entwickelt.

Leitlinien des Efficient IT-Sourcing

Unser Ansatz, den wir Efficient IT-Sourcing nennen, orientiert sich ähnlich dem agilen Management an wenigen Leitlinien:

Viele IT-Verträge strotzen vor technischen Messdaten, nach denen abgerechnet wird. Entscheidend jedoch etwas anderes: Wie gut unterstützt die IT Ihr Geschäft?

Daher sind Key Performance Indikatoren zu wählen, die sich daran möglichst gut orientieren.

Haben Sie das auch schon erlebt…IT-Verträge sollen möglichst präzise sein, also werden immer feinere Regeln aufgestellt und der Vertrag immer länger und schwerer zu verstehen. Die Zusammenarbeit wird ineffizient, weil sich die Vertragspartner immer öfter über die Regeln verständigen müssen und jeder seinen Vorteil sucht.

Lassen Sie stattdessen mehr Raum, für Entscheidungen der Mitarbeiter auf der Arbeitsebene im Sinne von Prozesseffizienz und Kundenbeziehung!

Das System benötigt dann deutlich weniger Regeln, ist um ein Vielfaches effizienter und Sie sparen sich Eskalationen.

Viele IT-Serviceverträge gelten für nicht nur 3 Jahre, sondern für 5 Jahre, manche sogar länger. Wie jedoch soll ein Vertrag aussehen, bei dessen Abschluss nicht bekannt ist, welche Services und welche Technologien am Ende der Vertragslaufzeit relevant sind?

Sorgen Sie dafür, dass der Vertrag Mechanismen vorsieht, die Änderungen leicht machen! So können Sie auf neue Technologien oder Änderungen Ihres Geschäfts reagieren.

Viele IT-Serviceverträge enthalten sehr exakte Preistabellen, nach denen E-Mail-Konten, Speicherplatz und Ähnliches verrechnet werden. Vieles davon wird benötigt, aber vieles geht jedoch einfacher.

Rechnen Sie danach ab, was für Sie relevant ist: Welche Gesamtleistung erhält Ihr Unternehmen vom Serviceprovider? Und benchmarken Sie nicht einzelne Kostenpositionen, sondern die Gesamtkosten.

Der Ansatz führt dazu, dass Ihr Serviceprovider Sie dabei unterstützt, überflüssige Softwareinstallationen, unnötige Datenarchive und nicht genutzte, aber vorgehaltene Hardware einzusparen.

Die großen Tech-Firmen wie Microsoft, Google, oder SAP führen regelmäßig neue, leistungsstarke Produkte ein. Entsprechende Verträge beinhalten immer die Option, die entsprechenden Dienste in Bündeln zu erwerben. Das ist gut, kann aber zu unnötigen Kosten führen, wenn die neuen Möglichkeiten im Unternehmen nicht ausreichend genutzt werden.

Beantworten Sie daher vor Vertragsabschluss und Einführung immer die Frage, welcher User-Value durch die neue Technologie erreicht wird. Schätzen Sie hierfür den Business Case ab!

Durch diese Leitlinien und die Erfahrung sie umzusetzen entsteht ein sehr leistungsfähiges Werkzeug, IT-Ausgaben unter Kontrolle zu halten. Bei unseren Kunden konnten wir damit IT-Budgets um 25-50% senken ohne Abstriche bei Leistungsumfang und Code-Qualität. Zwei wesentliche Folgeeffekte entstehen durch die Umsetzung: Erstens wird Budget frei, Digitalisierung zu beschleunigen. Zweitens wird das IT-Budget deutlich effizienter eingesetzt als bislang.

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Gerne spreche ich mit Ihnen Ihre spezielle Situation durch und erstelle ein individuelles Angebot.

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Wie kann der Efficient IT-Sourcing-Ansatz Kosten senken und Digitalisierung beschleunigen? Wie entstehen die Effekte?

Ein gutes Beispiel wie der Ansatz wirkt, ist der Grundsatz „gute Reaktion auf Veränderung vor Planung und Messung“. Selbstverständlich sind technische Messungen wichtig, ebenso sind Vertragsregeln einzuhalten und Planung muss stattfinden.

Beim IT-Outsourcing verhindert eine starre Anwendung von Regeln jedoch oft das Potenzial der Geschäftsbeziehung zu nutzen. Zu Vertragsbeginn unabsehbare Technologiesprünge führen dann zu Wettbewerbsnachteilen statt zu Vorteilen. Marktführer hingegen schaffen es, Technologien zum Einsatz zu bringen, die bei Vertragsabschluss noch nicht bekannt waren.

Im Falle von IT-Entwicklungsprojekten ist der Return-on-Invest auf Produkt-Feature-Ebene oft nicht ausreichend klar. Agile Techniken haben dieses Problem durch Flexibilisierung von Randbedingungen verstärkt. Es ist daher umso wichtiger, IT-Spend und zusätzlichen User-Value in Relation zu setzen. Der Effekt des Entwicklungsprojekts auf die Business-KPI des Kunden sollte im Fokus stehen.

„Gute Reaktion auf Veränderung vor Planung und Messung“ bedeutet daher in der Umsetzung (d.h. „Übersetzung“): Schaffen und Nutzen von Verträgen, Regelungsmechanismen, Entwicklungsumgebungen, Projektmanagement-Techniken und Entscheidungsmechanismen, die Roadblocks und Änderungen von Randbedingungen bereits antizipieren. Dadurch gelingt es, Stellhebel der Kostensenkung so effizient einzusetzen, dass sich diese in der Wirkung verstärken.

In welchen Schritten gelingt die Umsetzung in der Praxis?

Jedes Unternehmen hat seine besondere Situation. Handlungsspielraum besteht selbstverständlich immer bei anstehenden, neuen Verhandlungen. Oft jedoch laufen Entwicklungspartnerschaften oder Outsourcing-Verträge bereits länger. Dann ist es wichtig, aus dieser Situation heraus neue Möglichkeiten zu erarbeiten.

In beiden Situationen führen klar definierte Schritte zum Ziel, effizientes IT-Sourcing zu erreichen:

  • 1. Prüfen der aktuellen Situation von IT-Verträgen und IT-Projekten auf Zufriedenheit und Verbesserungspotenzial

  • 2. Nutzen neuer Impulse durch Anwenden der Leitlinien des effizienten IT-Sourcings – idealerweise im Rahmen von Workshops

  • 3. Definieren von konkretem Handlungsbedarf gemeinsam mit allen Stakeholdern
  • 4. Adäquates Strukturieren entsprechender Vertragsverhandlungen oder Umsetzen der Leitlinien im Rahmen bestehender Verträge durch verändertes Projektmanagement, Ausgestalten von Regelungen, Nachverhandlung und ähnliche Ansätze
  • 5. Ermitteln eindeutiger Aufgaben und Nachhalten der Implementierung

Wichtig ist, dass diese Schritte die richtige Führung erhalten und von Erfahrungen aus vergleichbaren Projekten profitieren.