Der Emarticon-Research zeigt, dass besonders erfolgreiche Verhandler*­innen vor allem gute Beobachter*­innen und Zuhörer*­innen sind. Wenn es einen „Verhandlungstrick“ gibt, dann lautet dieser: „Erst verstehen, dann den richtigen Weg finden“. Unsere Beraterpraxis in der Einkaufsberatung & Supply Chain Consulting bestätigt das.

Der Emarticon-Leitfaden zum Erfolg bei Verhandlungs­strategien im Einkauf

Verträge sind der Dreh- und Angelpunkt externer Geschäftsbeziehungen. Erfolgreiche Verhandlungen sind die Grundlage dieser Verträge. Viele Unternehmen und Einkaufsmanager unterschätzen jedoch die Komplexität großer Verhandlungen und den Wert und Umfang einer guten Vorbereitung. In der Praxis ist es daher wichtig, diese Komplexität zu vereinfachen.

Deshalb haben wir ein Schema entwickelt, welches genau das leisten kann:

  • Schritt 1: Komplexität vereinfachen und greifbar machen – das WAS

  • Schritt 2: Eine sorgfältige Vorbereitung – das WIE

  • Schritt 3: Die Verhandlung selbst – Die Umsetzung: Andocken & Steuern

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Komplexität der Verhandlungstaktiken im Einkauf vereinfachen und greifbar machen

Der erste Schritt zeigt auf, worum es bei Einkaufsverhandlungen und Preis­verhandlungen mit Lieferanten oder Partnern im Kern geht. Folgende Fragen helfen, die Basis zu schaffen:

Hier ist zu berücksichtigen, dass diese Ziele auf ganz unterschiedlichen Ebenen liegen: Sachziele (Welcher Preis ist zu zahlen?), Prozessziele (bis wann ist ein Abschluss zu erreichen?) und Beziehungsziele (in welcher Relation möchte ich nach der Verhandlung zum Anderen stehen?).

Häufig liegt ein Fehler darin, sich nicht aller Ziele bewusst zu sein.

Welche Bedeutung haben die Ziele für die Gegenpartei? Was ist also zu erwarten? Ist eine konstruktive und rationale Verhandlung zu erwarten, eine eher manipulative, moralische oder eine konfrontative, durch Macht bestimmte? Selbstredend existieren stets auch Mischformen. Versetzen Sie sich möglichst gut in die Situation des Anderen.

Dadurch verstehen Sie in der jeweiligen Situation, welche Rolle Argumente und vor allem welche Rolle Gefühle beim Gegenüber spielen werden.

In sehr vielen Fällen wird dieser Punkt zu rasch übergangen – ganz nach dem Motto „ist doch klar“. Es lohnt sich jedoch, den Punkt Handlungsalternativen sehr ernst zu nehmen.

Ebenso oft wird die Alternative DO-NOTHING übersehen, eben der Fall, in welchem es nicht zum Abschluss kommt. Es muss unbedingt im Vorfeld klar sein, wann eine Verhandlung abzubrechen ist und das BATNA (Best Alternative to Negotiated Agreement) zum Tragen kommen muss.

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Eine sorgfältige Vorbereitung der Verhandlungstaktiken

Bei der Vorbereitung gilt die grund­sätzliche Regel: Sorgfalt zahlt sich aus. Oft herrscht Unklarheit über die Gewichtung von Zielen, insbesondere bei sich widerstrebenden Zielen. Und oft wird zu wenig darauf geachtet, während des Verhandlungs­­prozesses Handlungs­­alternativen zu erkennen oder zu entwickeln. Folgende Fragen helfen, in der Vorbereitung nichts Wesentliches zu übersehen:

In welchem Beziehungsgeflecht (inkl. persönlicher Sorgen und Wünsche) befinden sich die jeweiligen Personen?

„Hebel“ ist ein explizit unscharfes Wort. Einsetzen können Sie alles, was denkbar und gleichzeitig moralisch nicht ausgeschlossen ist. Dazu zählen an erster Stelle das Wecken von Wünschen und das Nutzen von Gefühlen. Je nach Art der Verhandlung zählen dazu auch Beziehungen, Argumente, Finten (z.B. Ablenken) oder Forderungen. Setzen Sie Ihrer Fantasie keine Grenzen. Nur bleiben Sie fair! Brainstorming in der Gruppe hilft, die besten Hebel und ein entsprechendes „Drehbuch“ herauszuarbeiten.

An diesem Punkt ist es wichtig, sich über alle Forderungen klar zu werden und diese auch zu priorisieren. Wichtig dabei sind auch “Scheinforderungen”: Das sind eigene Forderungen, deren Wegfall die andere Partei als Gewinn verbuchen kann, deren Verlust Ihnen jedoch nicht weh tut oder sogar egal ist. Als Beispiel genannt werden können Forderungen für Teile eines Vertrags, die Sie nicht oder nur in einem sehr geringen Ausmaß zu nutzen beabsichtigen. Schließlich: Vergessen Sie nicht, die Forderungen der Gegenseite zu antizipieren und Ihre Reaktion darauf vorzubereiten.

Dazu zählt nicht nur Ablauf und Zwischenergebnisse. Machen Sie sich klar, wie Sie den Faktor Zeit geschickt einsetzen können. Definieren Sie alle Rollen und deren Befugnisse. Und: Lassen Sie den eigentlichen Entscheider nie am Verhandlungstisch sitzen!

Mentale Vorbereitung ist vor allem dann wichtig, wenn Macht auf den ersten Blick ungleich verteilt zu sein scheint. Machen Sie sich klar, dass Macht nur sehr selten objektiv messbar ist. Macht ist eng verknüpft mit Angst, und darin liegt das ganze Geheimnis: Wenn Sie die Ängste der anderen Partei verstehen, können Sie vermeintliche Machtverhältnisse sehr rasch komplett kippen.

Die Umsetzung in der Verhandlung selbst: Andocken & Steuern

Andocken: Andocken heißt, Vertrauen aufzubauen. Ohne Vertrauen kann und wird es kein langfristig gutes Verhandlungsergebnis bei der Verhandlung mit Lieferanten geben. Hierzu zählen viele einzelne Techniken wie zum Beispiel sich für den anderen zu interessieren oder seine/ihre Art der Sprache zu sprechen. Manche Menschen beherrschen das intuitiv. Man kann das aber auch lernen.

Das Gefühl eines unfairen Verhandlungsergebnisses führt beispielsweise dazu, das Ergebnis in Frage zu stellen. Ob etwas unfair ist oder nicht, lässt sich jedoch nicht messen. Fairness ist ein Gefühl, das eng mit Vertrauen verknüpft ist.

Steuern: Eine Verhandlung zu steuern heißt vor allem, Fragen zu stellen und durch aktives Zuhören (etwa durch das Zusammenfassen des Gesagten), Einfluss zu nehmen. Durch diesen Ansatz wird der Gesprächspartner nicht nur geführt, sondern Sie können die Verhandlung vor allem auf die Gemeinsamkeiten konzentrieren. Holen Sie den/die andere(n) ins Boot, indem Sie fragen „Wie können wir das gemeinsam lösen?“. Dadurch entstehen neue Räume und neue Handlungs­alternativen, die bisherige Positionen unwichtig erscheinen lassen. Insbesondere harte Verhandlungen, die oft durch starke Gefühle bestimmt werden, lassen sich mit der Konzentration auf Gemeinsam­keiten aufbrechen und umwandeln.

Die Verhandlungsstrategie im Einkauf mit Emarticon umsetzen

Wir betrachten das Preise-Verhandeln im Einkauf als ein Projekt, das entlang von wenigen, aber in der Tiefe teils komplexen Dimensionen zum Erfolg geführt werden kann. Eine solche Dimension ist beispielsweise eine exakte, abgestimmte Zieldefinition. Eine Andere ist eine möglichst umfassende Definition von Handlungsalternativen.

Mit unserem Handwerkszeug des Profi-Verhandlers und unserer Erfahrung helfen wir Ihnen, Ihr Verhandlungsziel möglichst punktgenau sowie effizient und im erforderlichen Zeitrahmen zu erreichen.

Nutzen Sie die Dienstleistungen der Emarticon für Ihren Firmenerfolg

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So unterstützen wir Sie bei Ihrer Verhandlungsstrategie:

  • Analysieren des Reifegrades von Verhandlungsmethodik und Verhandlungsmanagement
  • Herausarbeiten von Stellhebeln zur Verbesserung
  • Unterstützen von Vorbereitung, Durchführung oder Abschluss von Verhandlungen als Berater, Sparrings­partner oder Coach
  • Einbringen adäquater, professioneller Verhandlungsmethoden

  • Koordinieren aller Beteiligten im Verhandlungsprojekt

  • Übernehmen der Verhandlungsstrategie und -führung im Einkauf als Interim-Manager / Verhandlungsführer

Einkaufs-Verhandlungsstrategie: ein erfolgreiches Beispiel mit Clemens Rinnebach

Für die Großbank, pbb Deutsche Pfandbriefbank AG, die eine Digitalisierung im Einkauf anstrebte, übernahmen Clemens Rinnebach und sein Experten-Netzwerk die Verhandlungen mit großen IT Dienstleistern in den Teilbereichen Großrechner, Server, Netzwerkverwaltung und Endkunden-Datenverarbeitung. Wesentliches Vertragsmerkmal war die Messung der Leistung anhand des generierten Werts für das Unternehmen.

Kostensenkung im Projekt

EUR 10 Mio.

Unser besonderer Erfolg: eine Kostensenkung um rund 10 Millionen Euro.