Digitalisierung löst keine Prozessprobleme

Bevor wir über Technologie entscheiden, sollten wir zunächst eine klare Vorstellung davon haben, wie der Einkauf grundsätzlich arbeiten soll. Nicht als bis ins Detail ausmodellierten Sollprozess, sondern als Prozessvision: Welche Entscheidungen sollen wo getroffen werden? Welche Abläufe sollen möglichst einfach, standardisiert und automatisiert sein? Welche Rolle sollen Daten und Systeme spielen?

Das Zielbild muss dabei nicht statisch sein. Die konkrete Ausgestaltung kann sich verändern – die Prozessvision gibt die Richtung vor.

Danach geht es darum, die heutige Welt gegen diese Vision zu spiegeln.

Wo entstehen Medienbrüche? Welche Arbeitsschritte schaffen tatsächlich Wert? Wo fehlen verlässliche Daten? Wer entscheidet? Welche Schnittstellen funktionieren nicht?

Und vor allem: Welche grundlegenden Prozessfehler würden wir mit einer neuen Software lediglich digitalisieren?

Solche strukturellen Probleme sollten wir nicht einfach migrieren. Unklare Verantwortlichkeiten, unnötige Freigabeschleifen, systematische Doppelarbeit oder fundamentale Daten- und Schnittstellenprobleme gehören vor einer Migration auf den Tisch.

Das bedeutet aber ausdrücklich nicht, Prozesse monatelang auf dem Reißbrett zu perfektionieren. Lift & Shift kann eine sinnvolle Implementierungsstrategie sein, wenn es darum geht, schnell in eine neue Systemwelt zu kommen. Damit ist gemeint, bestehende Prozesse und Strukturen zunächst weitgehend unverändert in eine neue Systemumgebung zu übertragen, statt sie vor der Migration grundlegend neu zu gestalten. Es sollte nur kein blindes Lift & Shift sein.

Der andere Fehler wäre, den künftigen Prozess vollständig unabhängig von der Technologie zu entwerfen. Moderne ERP-, E-Procurement- und SaaS-Lösungen bringen Standardprozesse, Best Practices und neue Use Cases mit. Diese Fähigkeiten sollte man bewusst nutzen, statt alte Abläufe möglichst originalgetreu nachzubauen.

Meine Leitlinie ist deshalb: Eine klare Prozessvision haben und verstehen, welche Hindernisse uns heute davon trennen. Neue Technologie dann use-case-orientiert nutzen, wesentliche Prozessfehler vor der Migration beseitigen und die weitere Optimierung bewusst in der neuen Systemwelt fortsetzen.

Prozess und System müssen also gemeinsam gedacht werden. Die Prozessvision gibt die Richtung vor; die Technologie eröffnet zusätzliche Möglichkeiten. Wie der konkrete Zielprozess am Ende aussieht, entsteht aus beidem.

Damit ist allerdings erst eine Voraussetzung für erfolgreiche Digitalisierung erfüllt.
Die zweite ist mindestens genauso wichtig: Die Menschen, die später mit dem System arbeiten, müssen die Veränderung verstehen und mittragen.

Bei BCG habe ich dafür vor vielen Jahren einen Begriff kennengelernt, der mir bis heute gefällt: „Self-Discovered Logic“.

Die Idee dahinter ist einfach: Lösungen werden nicht für die Menschen entwickelt, die sie später umsetzen sollen, sondern mit ihnen.

BCG beschreibt das Prinzip als gemeinsames Erarbeiten des besten Weges durch Kunde und Berater. Dahinter steht die Erfahrung, dass gemeinsam entwickelte Lösungen besser zur konkreten Situation passen und sich dadurch auch besser umsetzen lassen.

Genau das halte ich bei Digitalisierungsprojekten für entscheidend.

Wer täglich mit einem Prozess arbeitet, kennt Probleme und Sonderfälle, die in keinem Prozessdiagramm stehen. Werden diese Menschen erst am Ende mit einer fertigen Lösung konfrontiert, entsteht schnell das bekannte Not-invented-here-Problem: Lösungen, die von außen kommen, werden eher abgelehnt oder nur halbherzig umgesetzt – selbst wenn sie fachlich sinnvoll sind.

Deshalb würde ich die späteren Nutzer früh einbeziehen.

Nicht, weil jeder über alles abstimmen muss.
Sondern weil ihr Wissen gebraucht wird – und weil Menschen verstehen müssen, warum sich ihre Arbeit verändert.

Was folgt daraus für die Praxis?

Für eine größere Digitalisierung im Einkauf ergibt sich daraus für mich ein Vorgehen in fünf Schritten:

1. Prozessvision definieren: Wie soll der Einkauf grundsätzlich arbeiten – unabhängig von heutigen Systemgrenzen?
2. Heutige Hindernisse verstehen: Wo verhindern Abläufe, Verantwortlichkeiten, Daten oder Schnittstellen, dass diese Vision Realität wird?
3. Strukturelle Prozessfehler vor der Migration bereinigen: Was sollten wir keinesfalls 1:1 in das neue System übertragen?
4. Technologie bewusst nutzen: Welche Standardprozesse, Funktionen und Use Cases der Software helfen, die Prozessvision einfacher oder besser zu erreichen?
5. Pragmatisch implementieren und weiterentwickeln: Was muss vor dem Go-live gelöst werden, was kann bewusst in der neuen Systemwelt optimiert werden – und wie binden wir die späteren Nutzer dabei ein?

Wenn wir diese Fragen nicht zumindest in Grundzügen beantworten können, ist eine Softwareauswahl aus meiner Sicht zu früh.

In einem unserer Projekte für ein internationales Unternehmen mit rund 350 Millionen Euro Beschaffungsvolumen haben wir diese Logik angewandt: Zuerst haben wir gemeinsam mit dem Kunden die bestehenden Einkaufsprozesse untersucht, ein Zielbild entwickelt und dort vereinfacht, wo grundlegende Probleme erkennbar waren. Danach wurde ein geeigneter SaaS-Provider für eine cloudbasierte E-Procurement-Lösung ausgewählt, der Vertrag verhandelt und das System anschließend angepasst und implementiert.

Entscheidend war dabei nicht, vor der Softwareauswahl jeden Prozess bis ins Detail zu perfektionieren. Entscheidend war, die Richtung zu kennen, wesentliche Probleme nicht mitzunehmen und die konkrete Ausgestaltung mit der ausgewählten Lösung weiterzuentwickeln.

Das Ergebnis waren deutlich schnellere und transparentere Beschaffungsprozesse.

Das gilt für E-Procurement und ERP-Systeme – und erst recht für KI. Je mehr Technologie automatisiert, desto weniger dürfen wir ungeklärte Prozesse, schlechte Daten und unklare Verantwortlichkeiten einfach mitautomatisieren.

Gerade bei KI können neue Use Cases zugleich dazu führen, Prozesse anders zu denken, als es in der bisherigen Systemwelt möglich war.

Für mich gelten deshalb auch bei KI dieselben Grundlagen: eine klare Prozessvision, geeignete Prozesse, verlässliche Daten und die frühe Einbindung der relevanten Stakeholder.

Die entscheidende Frage vor dem nächsten Digitalisierungsprojekt lautet deshalb nicht nur: Welche Software kann das?

Sondern zuerst: Wie soll unser Prozess grundsätzlich funktionieren, was hindert uns heute daran – und welche Möglichkeiten der neuen Technologie können uns besser dorthin bringen?